BAB
I
KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI
Definisi Komunikasi
Manusia di dalam kehidupannya harus
berkomunikasi, artinya memerlukan orang lain dan membutuhkan kelompok atau
masyarakat untuk saling berinteraksi. Hal ini merupakan suatu hakekat bahwa
sebagian besar pribadi manusia terbentuk dari hasil integrasi sosial dengan
sesama dalam kelompok dan masyarakat. Di antara kedua belah pihak harus ada
komunikasi dua arah atau komunikasi timbal balik, untuk itu diperlukan adanya
kerja sama yang diharapkan untuk mencapai cita-cita, baik cita-cita pribadi, maupun
kelompok, untuk mencapai tujuan suatu organisasi. Kerja sama tersebut terdiri
dari berbagai maksud yang meliputi hubungan sosial/kebudayaan. Hubungan yang
terjadi merupakan suatu proses adanya suatu keinginan masing-masing individu,
untuk memperoleh suatu hasil yang nyata dan dapat memberikan manfaat untuk
kehidupan yang berkelanjutan.
Berdasarkan sifat komunikasi dan jumlah
komunikasi menurut Onong Uchyana Effendi, dalam bukunya “Dimensi-Dimensi
Komunikasi”, komunikasi dapat digolongkan ke dalam tiga kategori:
1. Komunikasi Antar Pribadi
Komunikasi ini penerapannya antara
pribadi/individu dalam usaha menyampaikan informasi yang dimaksudkan untuk
mencapai kesamaan pengertian, sehingga dengan demikian dapat tercapai keinginan
bersama.
2. Komunikasi Kelompok
Pada prinsipnya dalam melakukan suatu
komunikasi yang ditekankan adalah faktor kelompok, sehingga komunikasi menjadi
lebih luas. Dalam usaha menyampaikan informasi, komunikasi dalam kelompok tidak
seperti komunikasi antar pribadi.
3. Komunikasi Massa
Komunikasi massa dilakukan dengan melalui
alat, yaitu media massa yang meliputi cetak dan elektronik.
* PROSES KOMUNIKASI
1. Proses komunikasi
secara primer
Proses komunikasi secara primer adalah proses
penyampaian pikiran dan atau perasaan seseorang kepada orang lain dengan
menggunakan lambang (symbol) sebagai media. Lambang sebagai media primer dalam
proses komunikasi adalah pesan verbal (bahasa), dan pesan nonverbal
(kial/gesture, isyarat, gambar, warna, dan lain sebagainya) yang secara
langsung dapat/mampu menerjemahkan pikiran dan atau perasaan komunikator kepada
komunikan.
Dengan kata lain , komunikasi adalah proses membuat pesan yang
setala bagi komunikator dan komunikan.
2. Proses komunikasi
sekunder
Proses komunikasi secara sekunder adalah proses
penyampaian pesan oleh komunikator kepada komunikan dengan menggunakan alat
atau sarana sebagai media kedua setelah memakai lambang sebagai media pertama.
Dalam kehidupan organisasi terdiri dari berbagai unsur,
yang mempunyai maksud dan tujuan agar organisasi yang dimilikinya tetap
dipertahankan dan diarahkan demi untuk perkembangan yang lebih dinamis.
Ada beberapa hal penting dalam
berkomunikasi :
1.
Harus ada pembawa berita atau komunikator (sender)
2. Harus ada penerima atau komunikan
(Receiver)
3. Berita yang akan disampaikan
1. Harus ada pembawa berita atau komunikator (sender)
Jika ada suatu event yang ingin
dikerjakan, maka harus ada keterangan jelas tentang event itu, jangan sampai
organisasi tidak mengetahui event itu secara detail. Dalam hal ini diperlukan
seorang pembawa berita.
2. Harus ada
penerima atau komunikan (Receiver)
Ada penyampai juga harus ada penerima, biar
komunikasi tejalin, tanggapi dengan baik setiap berita yang dibawa seorang
penyampai berita dan beri masukan tentang berita tersebut.
3. Berita yang akan
disampaikan
Berita yang disampaikan harus benar
dan bermutu.
Syarat
komunikasi:
1. Jelas : dinyatakan dalam bahasa yang dimengerti oleh
si penerima
2. Tepat : tepat pada orang yang di tuju
3.Sasaran : pemberian berita atau informasi harus sesui
dengan yang diharapkan oleh si
BAB II
MACAM – MACAM
KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI
Pada dasarnya komunikasi di dalam organisasi, terbagi
kepada tiga bentuk:
1. Komunikasi vertikal
Bentuk komunikasi ini merupakan bentuk komunikasi yang
terjadi dari atas ke bawah dan sebaliknya. Artinya komunikasi yang disampaikan
pimpinan kepada bawahan, dan dari bawahan kepada pimpinan secara timbal balik.
Fungsi komunikasi ke bawah digunakan pimpinan untuk:
a.
Melaksanakan
kebijaksanaan, prosedur kerja, peraturan, instruksi, mengenai pelaksanaan kerja
bawahan.
b.
Menyampaikan
pengarahan doktrinasi, evaluasi, teguran.
c.
Memberikan informasi
mengenai tujuan organisasi, kebijaksanaan-kebijaksaan organisasi, insentif.
Seorang pimpinan harus lebih memperhatikan komunikasi
dengan bawahannya, dan memahami cara-cara mengambil kebijaksanaan, terhadap
bawahannya. Keberhasilan organisasi dilandasi oleh perencanaan yang tepat, dan
seorang pimpinan organisasi yang memiliki jiwa kepemimpinan. Kedua hal terseut
merupakan modal utama untuk kemajuan organisasi yang dipimpinnya.
Fungsi komunikasi ke atas digunakan untuk:
a.
Memberikan
pengertian mengenai laporan prestasi kerja, saran, usulan, opini, permohonan
bantuan, dan keluhan.
b.
Memperoleh informasi
dari bawahan mengenai kegiatan dan pelaksanaan pekerjaan bawahan dari tingkat
yang lebih rendah.
Bawahan tentulah berharap agar ide, saran, pendapat,
tanggapan maupun kritikannya dapat diterima dengan lapang dada, dan hati
terbuka oleh pimpinan.
2. Komunikasi Horizontal
Bentuk komunikasi secara mendatar, diantara sesama
karyawan dsbnya. Komunikasi horizontal sering kali berlangsung tidak formal.
Fungsi
komunikasi horizontal/ke samping
digunakan oleh dua pihak yang mempunyai level yang sama. Komunikasi ini
berlangsung dengan cara tatap muka, melalui media elektronik seperti telepon,
atau melalui pesan tertulis.
3. Komunikasi Diagonal
Bentuk komunikasi ini sering disebut juga komunikasi
silang. Berlangsung dari seseorang kepada orang lain dalam posisi yang berbeda.
Dalam arti pihak yang satu tidak berada pada jalur struktur yang lain.
Fungsi
komunikasi diagonal digunakan oleh dua
pihak yang mempunyai level berbeda tetapi tidak mempunyai wewenang langsung
kepada pihak lain.
Jadi pada garis besarnya setiap organisasi kepemimpinan
di dalam melaksanakan dan kewajiban diperlukan pengertian yang sama diantara
dua pihak yaitu atasan dan bawahan. Karena hal tersebut akan lebih memberi
dorongan semangat dan gairah kerja untuk dapat menyelesaikan tugas dan tanggung
jawab yang diberikan, artinya mengembangkan suatu kerja sama demi mewujudkan
hasil kerja untuk mencapai tujuan organisasi.
·
Dalam penerapannya komunikasi dapat dilakukan secara
formal dan informal.
Komunikasi formal ada dalam setiap organisasi dan dapat
terjadi antar personal dalam organisasi melalui jalur hirarkhi dengan prinsip
pembagian tugas untuk mencapai tujuan yang diharapkan. Komunikasi formal
merupakan suatu sistem dimana para anggotanya bekerjasama secara tepat untuk
mencapai tujuan yang diinginkan. Komunikasi formal pada dasarnya berhubungan
dengan masalah kedinasan.
Komunikasi informal adalah kebalikan dari komunikasi
formal biasanya terjadi dengan spontan sebagai akibat dari adanya persamaan
perasaan, kebutuhan, persamaan tugas dan tanggung jawab. Komunikasi informal
pada pelaksanaannya tidak terikat oleh waktu, ruang dan tempat, kadang-kadang
komunikasi informal lebih berhasil, dan peranannya tidak kalah penting, karena
dapat disampaikan setiap saat, asalkan bermanfaat untuk kemajuan organisasi.
Namun penyampaiannya kurang sistematis, karena pertumbuhan dan penyebarannya
tidak teratur. Kadang-kadang seorang pimpinan selalu beranggapan bahwa
keberadaan organisasi informal merupakan suatu hal yang janggal, yang merupakan
akibat gagalnya komunikasi formal yang memunculkan ketidakstabilan organisasi
formal. Bentuk komunikasi informal dapat berupa pertemuan yang tidak
direncanakan, seperti: bertemu dan ngobrol di kantin pada jam makan siang, di
resepsi, atau pertemuan lainnya. Komunikasi informal ini mempunyai hal-hal yang
positif, seperti:
a.
Bila jalan yang
ditempuh melalui komunikasi formal melewati hambatan, dengan terpaksa digunakan
komunikasi informal.
b.
Dalam suasana
konflik dan penuh ketegangan.
c.
Sebagai sarana
komunikasi.
Dari kedua bentuk komunikasi tersebut di atas, setiap
pimpinan harus dapat menempatkan diri agar tidak timbul perasaan suka atau
tidak tidak suka. Pimpinan harus mencari dan melaksanakan nilai-nilai positif
dari hubungan-hubungan tersebut. Ukuran sukses tidaknya seorang pimpinan
terletak pada bagaimana pimpinan memadukan nilai positif yang dihasilkan dari
komunikasi formal dan informal. Setiap bawahan dari suatu organisasi tentunya
mempunyai motivasi. Adanya kebutuhan, keinginan, ketegangan, ketidaksenangan
dan harapan termasuk ke dalam motivasi.
Klasifikasi Komunikasi dalam Organisasi
Dalam komunikasi
organisasi terdapat beberapa klasifikasi komunikasi diantaranya adalah sebagai
berikut :
A.
Komunikasi dilihat dari segi sifatnya
1. Komunikasi Lisan yaitu menyampaikan informasi dan tanggapan
secara langsung dengan berbicara
2. Komunikasi Tertulis yaitu menyampaikan informasi dan tanggapan
secara tertulis dengan menuliskan sebuah surat baik kepada penerima maupun
pengirim pesan
B.
Komunikasi dilihat dari segi arahnya
1. Komunikasi ke atas yaitu komunikasi yang dilakukan dari bawahan
ke atasan dalam sebuah organisasi
2. Komunikasi ke bawah yaitu komunikasi yang dilakukan dari atasan
ke bawahan dalam sebuah organisasi
3. Komunikasi setingkat yaitu komunikasi yang dilalakukan setara
atau sesama anggota organisasi
4. Komunikasi searah yaitu komunikasi yang hanya dilakukan satu
arah saja tanpa danya feed bak atau timbal balik, biasanya komunikasi ini
bersifat perintah
5. Komunikasi dua arah yaitu komunikasi yang dilakukan 2 arah dan
mengakibatkan adanya feed back atau tumbal balik
C.
Komunikasi menurut keresmiannya
1. Komunikasi Formal yaitu komunikasi yang dilakukan secara resmi,
contohnya adalah pada saat rapat
2. Komunikasi Informal yaitu komunikasi yang dilakukan antar teman
dan besifat biasa saja
·
Macam – macam Gaya Komunikasi
The controling style
Gaya
komunikasi ini bersifat mengendalikan, maksudnya adalah membatasi, memaksa
dan mengatur perilaku dan tanggapan orang lain.
2. The equalitarian style
Gaya
komunikasi ini adalah berlakunya arus penyebaran pesan-pesan verbal secara
lisan maupun tertulis yang bersifat dua arah
3. The structuring style
Gaya
komunikasi ini keinginan untuk mempengaruhi orang lain dengan berbagai
informasi tentang tujuan organisasi
4. The Dynamic style
Gaya
komunikasi ini bersifat agresif. Biasanya dipakai para juru kampanye ataupun
supervisor
The Relinguishing style
Gaya
komunikasi ini mencerminkan kesediaan untuk menerima saran, pendapat atau
gagasan orang lain.
BAB IV
FUNGSI KOMUNIKASI
William I. Gorden (dalam Deddy Mulyana,
2005:5-30) mengkategorikan fungsi komunikasi menjadi empat, yaitu:
1. Sebagai komunikasi
sosial
Fungsi komunikasi sebagai komunikasi sosial
setidaknya mengisyaratkan bahwa komunikasi itu penting untuk membangun konsep
diri kita, aktualisasi diri, untuk kelangsungan hidup, untuk memperoleh
kebahagiaan, terhindar dari tekanan dan ketegangan, antara lain lewat
komunikasi yang bersifat menghibur, dan memupuk hubungan hubungan orang lain.
Melalui komunikasi kita bekerja sama dengan anggota masyarakat (keluarga,
kelompok belajar, perguruan tinggi, RT, desa, ..., negara secara keseluruhan)
untuk mencapai tujuan bersama.
2. Sebagai komunikasi
ekspresif
Komunikasi berfungsi untuk menyampaikan
perasaan-perasaan (emosi) kita. Perasaan-perasaan tersebut terutama
dikomunikasikan melalui pesan-pesan nonverbal. Perasaan sayang, peduli, rindu,
simpati, gembira, sedih, takut, prihatin, marah dan benci dapat disampaikan
lewat kata-kata, namun bisa disampaikan secara lebih ekpresif lewat perilaku
nonverbal. Seorang ibu menunjukkan kasih sayangnya dengan membelai kepala
anaknya. Orang dapat menyalurkan kemarahannya dengan mengumpat, mengepalkan
tangan seraya melototkan matanya, mahasiswa memprotes kebijakan penguasa negara
atau penguasa kampus dengan melakukan demontrasi.
3. Sebagai komunikasi
ritual
Suatu komunitas sering melakukan
upacara-upacara berlainan sepanjang tahun dan sepanjang hidup, yang disebut
para antropolog sebaga rites of passage, mulai dari upacara kelahiran, sunatan,
ulang tahun, pertunangan, siraman, pernikahan, dan lain-lain. Dalam acara-acara
itu orang mengucapkan kata-kata atau perilaku-perilaku tertentu yang bersifat
simbolik. Ritus-ritus lain seperti berdoa (salat, sembahyang, misa), membaca
kitab suci, naik haji, upacara bendera (termasuk menyanyikan lagu kebangsaan),
upacara wisuda, perayaan lebaran (Idul Fitri) atau Natal, juga adalah
komunikasi ritual. Mereka yang berpartisipasi dalam bentuk komunikasi ritual
tersebut menegaskan kembali komitmen mereka kepada tradisi keluarga, suku,
bangsa. Negara, ideologi, atau agama mereka.
4. Sebagai komunikasi
instrumental
Komunikasi instrumental mempunyai beberapa
tujuan umum, yaitu: menginformasikan, mengajar, mendorong, mengubah sikap,
menggerakkan tindakan, dan juga menghibur.
Sebagai instrumen, komunikasi tidak saja kita gunakan untuk
menciptakan dan membangun hubungan, namun juga untuk menghancurkan hubungan
tersebut. Studi komunika membuat kita peka terhadap berbagai strategi yang
dapat kita gunakan dalam komunikasi kita untuk bekerja lebih baik dengan orang
lain demi keuntungan bersama. Komunikasi berfungsi sebagi instrumen untuk
mencapai tujuan-tujuan pribadi dan pekerjaan, baik tujuan jangka pendek ataupun
tujuan jangka panjang.
Tujuan jangka pendek misalnya untuk memperoleh
pujian, menumbuhkan kesan yang baik, memperoleh simpati, empati, keuntungan
material, ekonomi, dan politik, yang antara lain dapat diraih dengan
pengelolaan kesan(impression management), yakni taktik-taktik verbal dan
nonverbal, seperti berbicara sopan, mengobral janji, mengenakankan pakaian
necis, dan sebagainya yang pada dasarnya untuk menunjukkan kepada orang lain
siapa diri kita seperti yang kita inginkan.
Sementara itu, tujuan jangka panjang dapat
diraih lewat keahlian komunikasi, misalnya keahlian berpidato, berunding,
berbahasa asing ataupun keahlian menulis. Kedua tujuan itu (jangka pendek dan
panjang) tentu saja saling berkaitan dalam arti bahwa pengelolaan kesan itu
secara kumulatif dapat digunakan untuk mencapai tujuan jangka panjang berupa
keberhasilan dalam karier, misalnya untuk memperoleh jabatan, kekuasaan,
penghormatan sosial, dan kekayaan.
BAB V
HAMBATAN DALAM
ORGANISASI
Dalam proses organisasi tidaklah selalu
mulus, tentunya akan banyak terjadi hambatan-hambatan pada perjalanananya.
Hambatan yang sering muncul adalah hambatan komunikasi, karena komunikasi
adalah kunci utama dalam kesuksesan organisasi mengingat banyaknya orang yang
terlibat didalammnya. Hambatan tersebut tentunya bukan menjadi suatu pengganjal
dalam organisasi karena semua hambatan pastinya dapat diselesaikan dengan baik
dan tepat.
Berikut ini adalah macam-macam hambatan dalam organisasi yaitu :
1.
Hambatan dari Proses Komunikasi yaitu hambatan yang timbul dari ketidak jelasan informasi yang
akan disampaikan.
2.
Hambatan Fisik yaitu
hambatan yang terjadi akibat ada gangguan cuaca, gangguan sinyal, dsb
3.
Hambatan Semantik yaitu
hambatan yang terjadi akibat pemahaman yang sedikit mengenai bahasa dan
istilah-istilah asing yang digunakan dalam informasi atau pesan
4.
Hambatan Psikologis yaitu
hambatan yang berasal dari gangguan kondisi kejiwaaan dari si pengirim pesan
atau penerima pesan sengingga mengakibatkan informasi tersebut mengalami
perubahan
5.
Hambatan Manusiawi yaitu
hambatan yang terjadi akibat tingkat emosi manusia yang tidak menentu dalam
menyikapi informasi atau pesan
6.
Hambatan Organisasional yaitu
tingkat hirarkhi, wewenang manajerial dan spesialisasi yaitu hambatan yang
timbul akibat komunikasi dengan atasan atau bawahan mengalami kendala seperti
tingkat pemahaman terhadap suatu informasi yang berbeda yang mengakibatkan
sebuah hambatan.
7.
Hambatan-hambatan Antar Pribadi yaitu hambatan yang timbul antar pribadi didalam sebuah
organisasi, biasanya hambatan ini muncul karena adanya salah paham antar
pribadi yang menyangkut masalah tugas dan wewenang dari orang yang ada dalam
organisasi
Dari berbagai hambatan tersebut diatas dapat disimpulkan bahwa
proses komunikasi itu tidak mudah dan memerlukan jalan yang sangat panjang
untuk mencapai suatu tujuan tertentu dalam organisasi dan dalam aktivitas lainnya.
Tetapi hambatan tersebut bukanlah menjadi satu-satunya
penghambat dalam organisasi. Untuk memecahkan masalah hambatan tersebut diatas
berikut ini diurakian cara mengatasi hambatan komunikasi :
Memerikan
umpan balik atau Feed Back yaitu memberikan kesempatan pada seseorang
untuk menyampaikan informasi dan gagasannya sehingga tercipta komunikasi 2
arah
Mengenai
si penerima berita yaitu mengenali latar belakang , pendidikan serta
kondisi penerima pesan agar pesan yang disampaikan dapat diterima dengan
baik dan mudah dimengerti oleh si penerima pesan.
Susunlah
secara terperinci apa, dan kapan informasi tersebut harus disampaikan dan
kepada siapa informasi tersebut akan disampaikan.
REFERENSI
Buku
Komunikasi Organisasi karya Arni Muhammad
http://dhogerz.wordpress.com/2010/10/21/komunikasi-dalam-organisasi/
http://opickrockstar.wordpress.com/2011/04/23/komunikasi-dalam-organisasi/
